「診療圏の資料は届いたが、そこから何を決めればよいのか分からない」。ここで手が止まる院長は珍しくありません。先に結論を書きます。宛先を決める材料は2種類あり、順番は自院の実数が先、地域の統計は後です。院内の記録から5つの項目を取り出し、そのうえで地域の数字と並べると、まだ届いていない層と、すでに選ばれている層が分かれて見えてきます。
まず押さえるべき要点は3つです。
- 自院の一次情報を先に出し、地域の統計は後から重ねる。順番を逆にすると、市場規模を眺めただけで終わります。
- 並べ替えの軸は「多い順」ではなく「増やしたい順」。数が多くても院長が続けたくない領域は、候補から外して構いません。
- 候補は3つまでに絞り、最後は院長が決める。記録にできるのは候補を出すところまでです。
自院の実数とは、院内にしか残っていない一次情報のこと
自院の実数とは、ほかのどの資料にも載っておらず、自分の医院の記録からしか出てこない数字のことです。地域の人口統計は誰でも入手できますが、実際に来た人が誰で、何をきっかけに来て、その後も通ったのかは、院内にしか残っていません。外部の調査会社に依頼しても、この部分だけは納品されません。
そして、この一次情報が無い状態で地域統計を読むと、読み取れるのは「この街には何人住んでいるか」だけになります。それは周辺の医院にとっても同じ条件なので、自院が何をするかの判断には直結しません。着手の順番を間違えないことが、最初の分かれ目です。
先に出す5項目と、記録が無いときの代わり
最低限そろえたいのは次の5つです。取り出し先と期間の目安を並べます。
| 出す項目 | 主な取り出し先 | 期間の目安 |
|---|---|---|
| 新患数の推移 | レセコン・電子カルテ | 24か月分 |
| 新患の年代と住所 | レセコン・問診票 | 12〜24か月分 |
| 受診理由と再診の有無 | 問診票・受付の記録 | 3か月分から |
年代と住所は、町名か最寄り駅の単位までで足ります。番地までそろえる必要はありません。受診理由や来院のきっかけのように電子的に残っていない項目は、問診票に一行足して3か月だけ手で数えれば材料になります。数え方を先に決めておく点については、来院経路の分析の手順がそのまま使えます。
ここでのやりがちな失敗は、全項目がそろうまで着手を待つことです。5項目のうち3項目でも並べば読み始められます。そろわない項目は「今月から数え始める」に置き換えて、先に進めてください。
地域の統計は市場規模ではなく差を見るために置く
次に地域側の数字です。徒歩・自転車・車でそれぞれ何分の範囲に何人が住み、年齢構成がどうなっているか。国勢調査や自治体の公表資料で確認できます。ここで注意したいのは、この数字を市場規模として眺めないことです。眺めても打ち手は出てきません。
見るのは自院の実数との差です。地域には一定数いるのに自院にはほとんど来ていない層は、届いていない人たちです。逆に、地域の構成比に対して自院に多く来ている層は、すでに選ばれている人たちです。言葉を作るときに使うのは後者です。選ばれている理由を言葉にするほうが、選ばれていない理由を想像するより確かだからです。周辺の医院との位置関係を整理する手順は競合調査の進め方にまとめています。
候補を3つに絞るときの判断基準
差を見ると、候補が5つも6つも出てきます。次の3点で絞ります。3点そろう候補は、たいてい1つか2つしか残りません。
- 10年続けたいか。院長自身がその診療を続けたいと思えるかどうかを、最初に確認します。
- 再診につながっているか。初診で途切れる層ばかりを中心に据えると、伝え方を変えても月ごとの波は収まりません。
- 自院ならではの事実があるか。診療時間、体制、院長の経歴など、言い切れる事実が1つ以上あることが条件です。
数が多い層が自動的に第一候補になるわけではありません。数が少なくても、来た人が続いていて、院長が力を入れている層のほうが候補として強いことがあります。記録から出てきた事実をどう言葉に変えるかは、自院の強みの見つけ方の整理が参考になります。
調査資料を受け取る前にそろえておくチェックリスト
外注の資料を受け取る日までに、次が院内にあるかを確認してください。
- 直近24か月の新患数が、1枚の表に横並びで載っている
- 新患の年代と住所の分布が、少なくとも12か月分出ている
- 受診理由と来院のきっかけを、今月から数え始めている
- 再診につながった割合を、層ごとに出せる状態になっている
- 「増やしたい層」の順に並べ替えた候補が、3つ以内に絞られている
この5つがあると、受け取った資料の読み方が変わります。資料の中で見るのは人口の総数ではなく、自院の分布と食い違っている行になります。用意が無いまま受け取ると、厚い資料を一度読んで引き出しにしまう結果になりがちです。
よくある質問
Q. 診療圏分析だけで集患の方針は決まりますか。
A. 決まりにくいと考えられます。地域の人口や年齢構成は、周辺の医院にとっても同じ条件だからです。方針の元になるのは、その地域の中で自院にだけ起きている偏りのほうです。院内の記録を先に出し、地域の統計は差を見るための背景として後から重ねる進め方をおすすめします。
Q. レセコンから出せない項目はどうしますか。
A. 全期間をさかのぼる必要はありません。受診理由や来院のきっかけのように電子的に残っていない項目は、問診票に一行足して3か月分だけ手作業で数える形で足ります。3か月あれば偏りの方向は見えてきます。過去にさかのぼれない項目を待つより、今日から数え始めるほうが早く材料になります。
Q. 何か月分のデータを見れば足りますか。
A. 新患数のように自動で残る項目は24か月分あると季節の波と実際の増減を分けて読めます。手作業で数える項目は3か月分から始めて構いません。期間の長さより、毎月同じ数え方を続けることのほうが重要です。途中で定義を変えると、前の月と比べられなくなります。
院内の5項目を並べたあとで、どの層に何を伝えるかを言葉にする段階に進みます。当社では、集患の考え方をまとめた資料をダウンロードいただけるほか、現状の整理から着手したい医院向けに無料のWeb集患診断もご用意しています。手元の記録を持ち寄っていただければ、読み方の部分からご一緒します。